「電話代行って、在籍人数が多い大きなメンズエステが使うものじゃないの？」
「うちくらいの規模で電話代行を使うのは、まだ早い気がする」
「一度お願いしたら、ずっと電話受付を任せないといけないの？」
メンズエステを経営しているオーナー様の中には、電話代行に対してこのようなイメージを持っている方もいるのではないでしょうか。
確かに、在籍セラピストが多く、複数のルームを運営し、毎日多くの予約や問い合わせが入る店舗では、電話受付の負担も大きくなります。
そのため、予約を効率よく処理するために電話代行を活用するメリットがあります。
しかし、電話代行の必要性は店舗の大きさだけで決まるものではありません。
少人数で店舗を運営している場合には、オーナー自身が電話受付まで担当することで、求人や広告、セラピスト対応などほかの業務が進まなくなることもあります。
副業としてメンズエステを経営しているなら、本業中は電話に出ること自体が難しいかもしれません。
また、普段は自店で対応できていても、年末年始や大型連休など予約が集中する時期だけ受付体制を強化したい店舗もあるでしょう。
つまり、
「何店舗以上なら電話代行を使う」
「セラピストが何人以上になったら導入する」
といった明確な基準があるわけではありません。
大切なのは店舗の規模ではなく、
「現在の受付業務にどのくらい負担がかかっているのか」
「電話受付を任せることで、店舗運営が楽になるのか」
という視点です。
今回は、メンズエステ電話代行にはどのような使い方があるのか、店舗規模や運営状況ごとに考えていきます。
■電話代行＝大規模店だけが使うもの？
「電話代行」と聞くと、
・在籍セラピストが何十人もいる
・ルーム数が多い
・複数店舗を展開している
・予約電話が一日中鳴っている
といった、大規模な店舗をイメージする方もいるかもしれません。
もちろん、このような店舗と電話代行の相性は良いでしょう。
在籍人数やルーム数が増えれば、その分だけ受付で確認しなければならない情報も増えていきます。
例えば、一件の問い合わせに対応するだけでも、
・希望日時
・希望セラピスト
・コース
・オプション
・セラピストの出勤状況
・現在の予約状況
・利用できるルーム
・前後の予約時間
などを確認する必要があります。
さらに、予約確定後にはセラピストへの連絡や予約情報の共有も必要です。
予約件数が増えれば、
新規予約だけでなく、
「時間を変更したい」
「コースを延長したい」
「セラピストを変更したい」
「予約をキャンセルしたい」
といった連絡も増えていきます。
店舗スタッフがいるからといって、電話受付の負担が小さいとは限りません。
むしろ規模が大きくなるほど、
「受付スタッフがいないから電話代行を使う」
というより、
「大量の予約や問い合わせを効率よく処理するために電話代行を使う」
という考え方ができます。
■小規模な店舗でも電話受付はなくならない
一方で、
「うちはセラピストもルームも少ないから、電話代行までは必要ない」
と考えるオーナー様もいるでしょう。
確かに、店舗規模が小さければ、大規模店ほど大量の予約電話が入るわけではないかもしれません。
しかし、小規模だからこそ別の問題があります。
それは、
「受付だけを担当するスタッフを置いていない」
というケースです。
例えばオーナー自身が、
・予約受付
・セラピスト対応
・求人対応
・面接
・広告管理
・SNS更新
・ブログ更新
・シフト管理
・売上管理
・備品管理
・ルーム管理
などを兼任している店舗もあるでしょう。
そこへ予約電話が入るたびに作業を中断して対応することになります。
一本の電話自体は数分で終わるかもしれません。
しかし、
予約状況を確認する
↓
セラピストへ確認する
↓
お客様へ回答する
↓
予約を登録する
↓
予約情報を共有する
ところまで考えると、単純に「電話に出る数分」だけでは終わりません。
小規模な運営では、
「電話が多すぎて対応できない」
という理由だけではなく、
「限られた人数で店舗を運営するために、受付業務を外へ任せる」
という使い方も考えられます。
■オーナーが全部やることが一番安いとは限らない
電話代行を検討すると、
「自分で電話に出ればお金はかからない」
と考えることもあるでしょう。
確かに、電話受付だけを見れば、自分で対応する方が外注費はかかりません。
しかし、店舗経営ではオーナーの時間も限られています。
電話対応をしている間に、
求人応募への返信が遅れる。
広告の確認ができない。
セラピストへの連絡が後回しになる。
店舗ページの更新が止まる。
売上分析ができない。
このような状態になれば、
「電話代行を使わなかったことで浮いた費用」
だけを見ても、本当に効率的だったのかは分かりません。
オーナーがやるべき仕事と、外へ任せられる仕事を分ける。
電話受付は、その候補の一つです。
■副業でメンズエステを経営する場合にも使える
メンズエステ経営を本業としているオーナーだけではありません。
別の仕事をしながら店舗を運営しているケースもあります。
この場合、問題になりやすいのが営業時間中の電話対応です。
例えば本業の勤務時間中に予約電話が入っても、すぐに出られるとは限りません。
会議中。
接客中。
移動中。
電話を触れない仕事中。
店舗は営業していても、オーナー自身は電話対応できない時間が発生します。
もちろんLINEやWEB予約を導入する方法もあります。
しかし、お客様全員がLINEやWEBから予約するとは限りません。
「今日空いていますか？」
「○○さんは何時から案内できますか？」
と電話で確認したいお客様もいます。
電話に出られないからといって、営業時間を短くする必要はありません。
自分が対応できない時間帯の受付を任せる。
これも電話代行の使い方の一つです。
■店舗が成長してから電話代行を検討する方法もある
開業当初はオーナー自身で問題なく電話対応できていた店舗でも、状況は変わっていきます。
セラピストが増える。
ルームが増える。
広告媒体が増える。
予約件数が増える。
営業時間が長くなる。
こうして店舗が成長すると、以前は問題なくできていた受付業務が徐々に負担になることがあります。
例えばセラピスト3人の予定を確認するのと、20人の予定を確認するのでは、受付業務の複雑さも変わります。
ルームが1室なのか、複数あるのかによっても予約管理は変わります。
店舗が成長した結果、
「電話に出ること」
ではなく、
「予約を正確に管理すること」
そのものが大きな業務になることもあります。
そのタイミングで受付体制を見直し、電話代行を取り入れるという考え方もできます。
■電話代行は「全部任せる」だけではない
電話代行に対するハードルが高く感じられる理由の一つに、
「一度契約したら、すべての電話をずっと任せることになる」
というイメージがあるかもしれません。
しかし、店舗によって必要なサポートは異なります。
常に受付業務を任せたい店舗もあれば、
特定の状況だけサポートが欲しい店舗もあります。
電話代行を利用する目的は一つではありません。
■繁忙期だけ電話代行を使う方法もある
普段は自店スタッフだけで受付対応できていても、繁忙期になると状況が変わることがあります。
例えば、
・年末年始
・大型連休
・イベントシーズン
・キャンペーン期間
・セラピストの出勤が増える時期
などです。
予約や問い合わせが一時的に増える期間に合わせて受付スタッフを増員するのは簡単ではありません。
採用して、教育して、店舗のルールを覚えてもらう。
繁忙期が終われば、通常時には人員が余る可能性もあります。
そのような場合、
「忙しい時期だけ電話代行を利用する」
という方法があります。
LoveWellでは、繁忙期などに合わせたスポット契約にも対応しています。
一年中電話代行を利用するのではなく、
「この期間だけ受付を強化したい」
という使い方も可能です。
■スタッフが不足する期間だけ補う
店舗スタッフが急に退職した。
受付担当者が長期間休むことになった。
新しいスタッフを採用したが、まだ一人で受付を任せられない。
このように、一時的に受付体制が弱くなることもあります。
新しいスタッフが見つかるまで、オーナーがすべての受付を抱える方法もあります。
しかし、その状態が数週間、数か月と続けば、ほかの業務にも影響が出る可能性があります。
電話代行は、
「スタッフを完全に置き換える」
という使い方だけではありません。
店舗側の受付体制が整うまでの間、外部の力を借りるという考え方もできます。
■予約を取りこぼしているなら店舗規模に関係なく見直したい
電話代行を検討する際、
「うちはまだ○ルームしかないから」
「在籍が○人しかいないから」
と店舗規模だけで判断する必要はありません。
見るべきなのは、実際の受付状況です。
例えば、
・施術中や作業中で電話に出られない
・折り返したときにはお客様が別店舗を予約している
・求人対応中に予約電話が入り作業が何度も止まる
・予約件数が増えて管理が複雑になっている
・営業時間中ずっと電話を気にしている
・電話対応のためにほかの仕事が進まない
・忙しい時間帯だけ問い合わせが集中する
このような状態があるなら、店舗規模に関係なく受付体制を見直す余地があります。
重要なのは、
「電話が何本鳴ったか」
だけではありません。
その電話対応によって、
「ほかの仕事がどれだけ止まっているか」
まで考えることです。
■電話に出られないだけで予約を失う可能性もある
お客様が店舗へ電話する目的の多くは、予約や空き状況の確認です。
そこで電話がつながらなければ、
「あとでかけ直そう」
と思ってくれるとは限りません。
特に当日利用を考えているお客様なら、そのまま別の店舗を探す可能性もあります。
広告を出して店舗ページを見てもらい、
セラピストのプロフィールを見てもらい、
「ここに行こう」
と思って電話までしてくれた。
それでも最後の予約受付で電話に出られなければ、集客が予約につながりません。
広告や求人には費用をかけるのに、
「予約を受ける体制」
はオーナー個人の電話一本に頼っている。
店舗によっては、この部分を見直すだけでも運営方法が変わる可能性があります。
■電話代行は「人が足りないから仕方なく使うもの」ではない
電話代行というと、
「自店だけでは回せなくなった店舗が最後に使うもの」
というイメージを持つ方もいるかもしれません。
しかし、電話受付を外注する目的は店舗によって異なります。
大規模な店舗なら、
「多くの予約や問い合わせを効率よく処理するため」
少人数で運営する店舗なら、
「限られた人数で店舗運営を回すため」
副業で運営しているなら、
「自分が電話に出られない時間を補うため」
繁忙期なら、
「一時的に増える問い合わせへ対応するため」
というように、同じ電話代行でも目的は変わります。
つまり、
「電話代行を使う店舗の規模はどれくらい？」
と考えるより、
「自分の店舗では、どの業務を任せると運営が楽になる？」
と考える方が分かりやすいかもしれません。
■電話代行を導入するタイミングに正解はない
セラピスト○人在籍。
ルーム○室。
月間予約○件。
ここを超えたら電話代行を導入する。
そのような絶対的な基準があるわけではありません。
同じ5人在籍の店舗でも、
オーナーが店舗運営だけをしている場合と、
別の仕事をしながら経営している場合では、電話受付に使える時間が違います。
同じ2ルームでも、
一日の問い合わせが少ない店舗と、
予約が集中して電話が何度も鳴る店舗では状況が違います。
また、通常時には必要なくても、
繁忙期だけ必要になることもあります。
だからこそ、
「まだ電話代行を使うほどの規模ではない」
と店舗の大きさだけで判断する必要はありません。
■まずは「電話受付に使っている時間」を考えてみる
電話代行を利用するか迷っているなら、一度、
「自分やスタッフが電話受付にどれくらい時間を使っているか」
を考えてみるのもおすすめです。
電話に出る時間だけではありません。
空きを確認する。
セラピストへ連絡する。
予約を記録する。
変更に対応する。
キャンセルを共有する。
SMSを送る。
こうした作業まで含めると、想像していた以上に受付業務へ時間を使っていることがあります。
その時間を、
求人。
広告。
セラピスト管理。
店舗改善。
新規出店。
売上分析。
など、オーナーにしかできない仕事へ使えるとしたらどうでしょうか。
電話代行を利用する価値は、単純な「電話一本あたりの対応時間」だけでは測れません。
■LoveWellのメンズエステ電話代行
LoveWellでは、メンズエステ店舗様の予約受付をサポートしています。
主な対応内容として、
・予約問い合わせ対応
・セラピストへの連絡対応
・グループLINEでのリアルタイム共有
・SMSでの予約情報送信
などを行っています。
店舗によって、
在籍人数。
ルーム数。
営業時間。
予約件数。
運営体制。
オーナー様が電話対応できる時間。
それぞれ違います。
そのため、
「大規模店だから電話代行が必要」
「小規模店だからまだ必要ない」
と単純に決めるものではありません。
また、繁忙期などに合わせたスポット契約にも対応しています。
「ずっと任せるほどではないけれど、忙しい時期だけ受付を強化したい」
という場合にもご相談いただけます。
■まとめ｜店舗規模ではなく「何を任せたいか」で考える
電話代行は、大きな店舗だけが利用するものとは限りません。
店舗の規模や運営方法によって、電話代行を利用する目的は変わります。
予約件数が多い店舗では、大量の問い合わせを効率よく処理するため。
少人数で運営している場合には、オーナーやスタッフがほかの業務へ集中するため。
副業で店舗を運営している場合には、電話に出られない時間を補うため。
通常時は自店で対応できる店舗でも、繁忙期だけ受付体制を強化するために利用することもできます。
電話代行を検討するときに、
「うちの店はまだ小さいから」
「電話代行を使うほどではないから」
と店舗規模だけで判断する必要はありません。
考えたいのは、
「電話受付を外へ任せることで、今の店舗運営がどう変わるか」
ということです。
電話に出ることに時間を使いすぎていないか。
電話に出られず予約を取りこぼしていないか。
ほかの業務が止まっていないか。
繁忙期だけ受付が追いつかなくなっていないか。
一つでも思い当たることがあれば、電話受付の体制を見直すタイミングかもしれません。
電話代行は、店舗が大きくなってから初めて使えるサービスではありません。
「全部任せる」「ずっと使う」という方法だけでもありません。
店舗の規模や状況に合わせて、必要な部分に活用する。
そのような使い方も、メンズエステ経営を効率化する一つの選択肢です。
メンズエステの電話代行・店舗運営のご相談はLoveWellへ
LoveWellでは、メンズエステ電話代行をはじめ、店舗売買、コンサルティング、開業支援など、店舗運営に関するさまざまなサポートを行っています。
「電話代行を検討しているけれど、自分の店舗に必要か分からない」
「繁忙期だけ利用したい」
「予約受付に時間を取られて、ほかの業務が進まない」
「自店の運営方法に合った使い方を相談したい」
といったオーナー様も、お気軽にお問い合わせください。
メンズエステ電話代行・店舗売買
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