メンズエステを経営していると、最初はオーナー自身で電話受付をしている店舗も少なくありません。
予約の電話に出る。
空き状況を確認する。
予約表へ入力する。
セラピストへ共有する。
店舗の規模がまだ小さいうちは、それでも十分に回せることがあります。
しかし、予約や在籍セラピストが増えたり、営業時間が長くなったりすると、
「電話に出るだけだったはずなのに、受付業務にかなり時間を取られている」
という状態になることがあります。
そこで選択肢になるのが、メンズエステの電話代行です。
ただ、
「何店舗くらいになったら使うもの？」
「セラピストが何人在籍したら必要？」
「小規模店で使うのは早い？」
と、導入するタイミングが分からないオーナー様もいるでしょう。
結論からいえば、電話代行を検討するタイミングは店舗の大きさだけでは決まりません。
見るべきなのは、
電話受付が店舗運営の負担になり始めているかどうか。
今回は、メンズエステが電話代行を検討したい5つのタイミングを紹介します。
電話代行は「大きい店舗が使うもの」ではない
まず押さえておきたいのが、電話代行と店舗規模の関係です。
在籍セラピストが多く、予約数も多い大型店なら電話代行が必要。
小規模店なら自分で電話を取ればいい。
必ずしも、このように単純に分けられるわけではありません。
規模が大きい店舗では、問い合わせ件数や予約数が増えるため受付業務そのものが膨らみます。
一方、小規模店では、
電話受付だけのために専任スタッフを常時配置しにくい
という別の問題があります。
副業で店舗を経営していれば、本業中に電話へ出られないこともあるでしょう。
つまり、大規模店にも小規模店にも、それぞれ異なる受付の悩みがあります。
電話代行を検討する基準は、
「何人になったら」
「何店舗になったら」
ではなく、
現在の受付体制で無理なく対応できているか
と考えた方が分かりやすいでしょう。
1．不在着信や折り返し対応が増えてきた
一つ目のサインは、不在着信が増えていることです。
電話が鳴った。
でも別の業務をしていて出られなかった。
数分後に折り返したものの、お客様が出ない。
もう一度かける。
それでもつながらない。
こうなると、一件の電話に何度も時間を使うことになります。
さらに、お客様が「今から入れるお店」を探していた場合、折り返すまでの間に別店舗へ予約している可能性もあります。
すべての不在着信が予約につながるわけではありません。
しかし、
電話に出られなかったために予約の可能性そのものを失う
状態が頻繁に起きているなら、受付体制を見直すタイミングかもしれません。
「あとで折り返せばいい」が通用しにくい予約もある
メンズエステでは、当日・直前の問い合わせもあります。
「今から行けますか？」
「30分後に入れる人いますか？」
「近くにいるんですが空いてますか？」
こうした問い合わせでは、スピードが重要です。
数時間後の折り返しでは、すでに予約の必要がなくなっていることもあります。
電話代行を利用する理由の一つは、
オーナーが電話に出られない時間にも受付窓口を作ること
にあります。
2．電話が鳴るたびに他の業務が止まる
二つ目は、
電話には出られているけれど、そのたびに仕事が止まっている状態
です。
メンズエステ経営では、電話受付以外にもさまざまな業務があります。
セラピストとの連絡。
シフト管理。
求人対応。
広告更新。
Webサイト更新。
SNS。
備品管理。
売上管理。
業者とのやり取り。
その途中で電話が鳴るたびに作業を止める。
予約表を開く。
空きを確認する。
予約を取る。
共有する。
そして元の仕事へ戻る。
一件一件は数分でも、一日に何度も発生すると意外と大きな時間になります。
問題は通話時間だけではない
電話対応に5分かかったとしても、失う時間が必ず5分だけとは限りません。
集中して作業していたところへ電話が入り、対応後に、
「どこまでやったっけ？」
と元の作業へ戻る。
こうした中断が繰り返されると、店舗運営業務そのものが進みにくくなります。
電話には問題なく出られている。
予約も取れている。
それでも、
電話受付によって他の重要な仕事が進まない
のであれば、受付業務を切り離す意味が出てきます。
3．予約数・在籍セラピストが増えて受付が複雑になってきた
店舗が成長すると、電話の本数だけでなく、
一件の予約を取るために確認する情報
も増えていきます。
セラピストが3人なら、空き状況の把握も比較的簡単です。
しかし10人、20人と在籍人数が増え、複数人が同時に出勤するようになると状況は変わります。
誰が出勤しているのか。
何時から空いているのか。
次の予約は何時なのか。
どのコースなら入るのか。
インターバルは確保できるのか。
指名なのかフリーなのか。
NG情報はないか。
確認することが増えていきます。
予約が増えるほど「ただ電話に出る」では済まなくなる
希望された時間へそのまま予約を入れればいいとは限りません。
たとえば、
「20時から○○さん」
という希望が入ったとします。
○○さんは20時には空いていない。
でも20時30分なら空いている。
あるいは20時なら別のセラピストを案内できる。
こうした代替案をその場で出せれば、予約につながる可能性があります。
予約数が増えるほど、受付には
予約表全体を見ながら判断する力
が求められます。
オーナー一人で管理することが難しくなってきたら、受付体制を整えるタイミングです。
4．営業時間を伸ばしたいけれど受付スタッフまでは増やせない
営業時間を延長したい。
深夜まで営業したい。
朝から予約を受けたい。
しかし、営業時間を延ばせば受付対応が必要な時間も長くなります。
店舗自体は営業できても、
電話を取る人がいない
という問題が出てくることがあります。
そのためだけに新しい受付スタッフを採用するとなれば、人件費だけでなく採用・教育・シフト管理も必要です。
「営業時間」と「オーナーが電話に出られる時間」は別
店舗が深夜まで営業しているからといって、オーナー自身が深夜まで電話を持ち続ける必要があるとは限りません。
店舗の営業時間と、オーナーが受付業務をする時間を切り離す。
これも電話代行の使い方の一つです。
営業時間を広げたい。
でも、そのためだけに受付スタッフを一人増やすほどではない。
そんな段階でも、電話代行を検討できます。
5．受付スタッフの採用・教育・シフト管理が負担になってきた
受付スタッフを一人採用すれば、それで終わりではありません。
求人を出す。
応募対応をする。
面接する。
採用する。
店舗ルールを教える。
予約の取り方を教える。
インターバルを教える。
NG客の確認方法を教える。
予約情報の共有方法を教える。
そして勤務シフトを組む。
スタッフが辞めれば、また採用と教育が必要になります。
電話受付そのものだけでなく、
受付スタッフを維持するための管理業務
も発生します。
「電話に出られる人」ではなく「予約を任せられる人」が必要
メンズエステの受付では、単に丁寧な電話対応ができればいいわけではありません。
予約表を確認し、店舗ルールを理解し、その場で判断する必要があります。
新人スタッフへ任せる場合には、当然教育期間も必要です。
受付スタッフの採用や教育に時間を取られるようになった場合には、
その業務を社内で持ち続ける必要があるのか
を一度考えてみてもよいでしょう。
5つ全部に当てはまらなくても電話代行は検討できる
ここまで5つ紹介しましたが、
「3個以上当てはまったら導入」
といった明確な基準があるわけではありません。
一つだけでも、その問題が店舗運営の大きな負担になっているのであれば検討する理由になります。
反対に、5つの項目に近い状況でも、現在のスタッフ体制で問題なく回っているのであれば急いで外注する必要はありません。
重要なのは、
自店舗にとって電話受付を内部で続けることが効率的なのか
を考えることです。
電話代行は毎日フルで使うとは限らない
電話代行というと、
「これから電話受付を全部外注する」
というイメージを持つかもしれません。
しかし、使い方は一つではありません。
たとえば、
繁忙期だけ受付を強化したい。
電話が集中する時間帯の負担を減らしたい。
夜間の受付体制を作りたい。
スタッフ不足の期間を補いたい。
店舗の状況に合わせて電話代行を活用する考え方もあります。
※実際の対応時間や短期利用の可否などは、利用する電話代行サービスの契約内容によって異なります。
つまり、
「電話受付を全部任せるか、自分たちですべてやるか」だけの二択ではありません。
小規模店だからこそ電話代行が合う場合もある
「うちはまだ小さいから電話代行は早い」
と考えるオーナー様もいるかもしれません。
しかし、小規模店だからこそ、
受付専任スタッフを一人置くほどではない。
オーナーが別の仕事も担当している。
一人に複数の業務が集中している。
というケースがあります。
電話の本数自体は大型店ほど多くなくても、
その電話を取るためにオーナーの仕事が止まっている
のであれば負担はあります。
電話代行の必要性は、電話件数だけでは判断できません。
大規模店では「量」の問題が出てくる
一方、規模が大きくなると別の問題が出てきます。
セラピストが多い。
出勤人数が多い。
予約件数が多い。
問い合わせも多い。
複数店舗を運営している。
この状態になると、受付スタッフがいてもピーク時間に電話が集中することがあります。
大型店の場合は、
「電話を取る人がいない」
というより、
「電話・予約業務の量が多すぎる」
ことが外注を検討するきっかけになる場合があります。
小規模店と大規模店では理由が違うだけで、どちらにも電話代行を活用する余地があります。
電話代行を導入する前に整理したいこと
実際に電話代行を利用する場合には、現在の受付方法を整理しておくことも大切です。
営業時間。
コース。
料金。
インターバル。
予約の取り方。
指名の扱い。
NG客の管理。
予約確定後の共有方法。
キャンセルや遅刻への対応。
店舗独自のルール。
こうした情報が整理されていれば、外部へ受付を任せる際にもスムーズです。
逆に店舗内でもルールが曖昧な状態では、電話代行へ正確に指示することが難しくなります。
電話代行を選ぶときは「業界理解」も確認する
電話代行サービスはさまざまですが、メンズエステの受付には業界特有の要素があります。
セラピスト。
指名。
インターバル。
コース時間。
予約表。
NG客。
当日・直前予約。
こうした仕組みを理解したうえで対応できるかは重要です。
また、
希望時間が埋まっていた場合に別時間を提案できるのか。
希望セラピストが難しい場合に別の選択肢を案内できるのか。
予約確定後にどのように情報共有するのか。
といった部分も確認しておきたいところです。
電話に出てもらえることと、メンズエステの予約受付を任せられることは同じではありません。
電話代行を入れるタイミングは「店が大きくなったとき」ではない
電話代行を導入するタイミングに、明確な店舗規模の基準があるわけではありません。
見るべきなのは、
不在着信が増えていないか。
電話で他の仕事が止まっていないか。
予約管理が複雑になっていないか。
営業時間と受付体制が合っているか。
スタッフの採用・教育が負担になっていないか。
という現在の運営状況です。
つまり、
電話代行を検討するタイミングは、電話受付が店舗経営の負担になり始めたとき。
小規模店でも、大規模店でも、繁忙期だけでも。
自店舗に合った使い方を考えることが大切です。
メンズエステの電話代行・予約受付ならLoveWellへ
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「最近、不在着信が増えてきた」
「電話対応で他の業務が止まってしまう」
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メンズエステ電話代行・店舗売買
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