予約の電話が鳴る。
作業を止めて電話に出る。
予約状況を確認する。
セラピストの空きを確認する。
予約を入力する。
電話を切って、さっきまでやっていた仕事に戻る。
メンズエステを運営していれば、ごく普通に発生する光景です。
1本の電話にかかる時間だけを見れば、数分程度かもしれません。
そのため、
「電話くらい自分で取ればいい」
「電話代行を使うほどではない」
と考えるオーナー様もいるでしょう。
しかし、電話対応による負担は「通話している数分間」だけではありません。
電話が鳴るたびに、それまで進めていた仕事が中断されます。
そして電話を切ったあと、
「どこまでやったっけ？」
と元の作業へ戻るまでにも時間がかかります。
このような業務の中断によって発生する見えにくい負担を、この記事では「中断コスト」として考えてみます。
メンズエステ経営は意外と「集中する仕事」が多い
メンズエステオーナーや運営スタッフの仕事は、電話受付だけではありません。
例えば、
・求人原稿の作成
・応募者への返信
・面接対応
・セラピストのシフト調整
・広告媒体の更新
・ブログやSNSの更新
・売上集計
・給与計算
・備品管理
・Webサイトの更新
・キャンペーン企画
・口コミ対応
などがあります。
中には、ある程度集中して取り組まなければ進まない業務もあります。
求人原稿を書いている途中。
売上データを整理している途中。
セラピストのシフトを組んでいる途中。
そこへ予約電話が入れば、一度作業を止めなければなりません。
電話受付そのものは数分でも、
【集中していた仕事が途切れる】
という別の負担が発生します。
「電話1本3分＝3分の負担」とは限らない
例えば、予約電話が3分だったとします。
単純に考えれば、
「3分しか使っていない」
となります。
しかし実際には、
① 作業を中断する
↓
② 電話に出る
↓
③ お客様の希望を聞く
↓
④ 空き状況を確認する
↓
⑤ 予約を登録する
↓
⑥ 必要な情報を共有する
↓
⑦ 元の作業へ戻る
という流れがあります。
電話を切った瞬間に、電話前とまったく同じ集中状態へ戻れるとは限りません。
何をしていたのか確認したり、開いていた資料を見直したりする時間も発生します。
つまり、
【通話時間＝電話対応によって失われる時間】
とは限らないのです。
1日に何度も中断されるとどうなる？
仮に、1日に10本の電話が入るとします。
1本数分で終わったとしても、10回仕事が中断されます。
問題は「合計何分電話したか」だけではありません。
10回、
・集中が途切れる
・別の情報へ頭を切り替える
・予約状況を確認する
・電話後に元の作業へ戻る
という切り替えが発生します。
電話が増えれば増えるほど、仕事が細切れになりやすくなります。
その結果、
「一日中仕事をしていたのに、予定していた業務が全然終わっていない」
という状態になることもあります。
電話対応中に止まりやすい業務① 求人・採用
メンズエステ経営で重要なのが、セラピストの採用です。
求人原稿を作る。
応募者へ返信する。
面接日時を調整する。
問い合わせへ対応する。
採用後の案内をする。
これらは売上を作るために重要な業務です。
しかし予約電話が頻繁に入る環境では、求人対応が後回しになることがあります。
応募者への返信が遅れれば、その間に別店舗へ決まってしまう可能性もあります。
電話受付に追われて採用活動が遅れるのであれば、見えないところで将来の売上機会にも影響しているかもしれません。
電話対応中に止まりやすい業務② 広告・Web更新
メンズエステでは、Web上の情報更新も重要です。
・出勤情報
・セラピストプロフィール
・キャンペーン
・ブログ
・SNS
・広告媒体
・求人媒体
など、更新する場所は少なくありません。
こうした作業も、電話が鳴るたびに中断されやすい業務です。
「あとで更新しよう」
と思っているうちに時間が過ぎれば、古い情報が残ってしまうこともあります。
予約受付は目の前のお客様への対応。
Web更新はこれから来店する可能性のあるお客様への集客。
どちらも重要だからこそ、片方に追われてもう片方が止まる状態は避けたいところです。
電話対応中に止まりやすい業務③ セラピスト対応
店舗運営では、セラピストからの連絡も日常的に発生します。
「今日少し遅れます」
「明日の出勤時間を変更したいです」
「この予約について確認したいです」
「次回のシフトを提出します」
など、さまざまです。
電話対応に追われていると、こうした連絡への返信も後回しになりがちです。
セラピストとのコミュニケーションは、店舗運営を安定させるうえでも重要です。
電話受付だけに時間を使いすぎない体制づくりが必要になります。
電話対応中に止まりやすい業務④ 売上管理・経営業務
売上集計や経費確認なども、集中して行いたい仕事です。
・日次売上
・月間売上
・セラピスト別売上
・広告費
・人件費
・利益率
・予約数
・リピート率
こうした数字を確認しながら、今後の店舗運営を考えます。
しかし電話が頻繁に鳴る環境では、どうしても目の前の予約対応が優先されます。
その結果、
【店舗を回す仕事】
ばかりに時間を取られ、
【店舗を良くする仕事】
に時間を使えなくなることがあります。
「電話に出られているから問題ない」が落とし穴
電話代行を検討するタイミングとして、
「電話に出られない」
という問題をイメージする方は多いと思います。
もちろん、電話を取り逃しているのであれば受付体制を見直す必要があります。
しかし、
【全部の電話に出られている店舗】
でも、電話受付が負担になっている可能性があります。
電話に出るために、
求人対応が止まる。
広告更新が止まる。
売上分析が止まる。
セラピスト対応が止まる。
それでも電話には出られているので、問題が見えにくいのです。
オーナー自身が電話番になっていないか？
小規模店舗では、オーナー自身が予約電話を取っているケースもあります。
立ち上げ当初で電話件数が少ないうちは、それでも問題ないかもしれません。
しかし店舗が成長して予約電話が増えてくると、
【オーナーが電話番になっている状態】
が経営上のボトルネックになることがあります。
オーナーが本来時間を使いたいのは、
・採用戦略
・広告戦略
・売上改善
・店舗展開
・サービス改善
・スタッフ教育
など、店舗全体を成長させる仕事ではないでしょうか。
電話受付をすべて自分で抱えていることで、それらの時間が削られているのであれば、業務分担を考えるタイミングかもしれません。
スタッフを置けば解決する？
電話対応を店舗スタッフへ任せる方法もあります。
ただし、スタッフを雇えば、
・採用
・教育
・シフト管理
・人件費
・欠勤時の対応
など、新たな管理業務も発生します。
さらに電話が少ない時間帯にもスタッフを配置する場合、その時間の人件費も必要です。
電話受付だけを目的に人員を増やすのであれば、
「スタッフを雇う」
「既存スタッフが対応する」
「電話代行を利用する」
それぞれのコストを比較して考える必要があります。
電話代行で減らせるのは「通話時間」だけではない
電話代行を利用するメリットは、
【自分が電話に出なくて済む】
だけではありません。
電話が鳴るたびに発生していた、
・作業の中断
・予約状況への頭の切り替え
・問い合わせ対応
・予約入力
・元の業務への復帰
といった一連の負担を減らせます。
つまり電話代行は、
【電話の数分間を外注する】
というより、
【仕事を中断されにくい環境を作る】
ための方法として考えることもできます。
まずは「電話に何時間使ったか」ではなく「何回止まったか」を見る
電話受付の負担を確認したい場合、
「今日、電話対応に何分使った？」
だけを見るのではなく、
【今日、電話で何回仕事が止まった？】
という視点で考えてみてください。
電話自体は短くても、
10回。
20回。
30回。
と仕事が中断されているのであれば、その影響は通話時間だけでは測れません。
特に、
「忙しいのに仕事が進まない」
「細かい作業ばかりで一日が終わる」
「経営について考える時間が取れない」
と感じている場合は、予約電話が原因のひとつになっていないか確認してみる価値があります。
LoveWellのメンズエステ電話代行
LoveWellでは、メンズエステ店舗向けの電話代行・予約受付サービスを提供しています。
店舗ごとの予約ルール、料金、コース、セラピスト情報などを共有したうえで、店舗に代わって電話受付を行います。
「電話には出られているけれど、そのたびに仕事が止まる」
「求人や広告に集中する時間を作りたい」
「オーナー自身が電話番になっている」
「受付スタッフを増やす前に外注を検討したい」
このような店舗様は、お気軽にご相談ください。
まとめ
電話対応のコストは、通話している時間だけではありません。
電話が鳴る。
仕事を止める。
予約へ頭を切り替える。
電話を終える。
元の仕事へ戻る。
この繰り返しによって発生する、
【中断コスト】
も考える必要があります。
特にメンズエステ経営では、求人、広告、セラピスト管理、売上分析など、オーナーやスタッフが集中して取り組みたい業務が数多くあります。
「電話には全部出られているから大丈夫」
ではなく、
【電話に出ることで、何の仕事が止まっているのか】
まで一度確認してみてはいかがでしょうか。
電話受付によって店舗運営の時間が細切れになっているなら、電話代行を利用して受付業務を切り離すことも、経営効率を改善する選択肢のひとつです。
メンズエステ電話代行・店舗売買
ラブウェル合同会社
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