メンズエステを運営していると、避けることが難しいのがセラピストの急な体調不良です。
「朝起きたら熱が出てしまった」
「出勤途中に体調が悪くなった」
「病院へ行くことになり出勤できない」
など、予定していた出勤が当日になって変更されることはあります。
特に困るのが、すでに予約が入っている場合です。
セラピストが休むこと自体は仕方がなくても、店舗側では予約済みのお客様への連絡や出勤情報の変更、新しく入ってくる問い合わせへの対応など、短時間でさまざまな業務を行わなければなりません。
ここで対応が遅れると、
「予約して店舗へ向かっていたのに休みだった」
「サイトでは出勤になっていたから電話したのに予約できなかった」
といったトラブルにつながる可能性もあります。
重要なのは、セラピストの体調不良や病気による欠勤を完全になくそうとすることではなく、突然欠勤が発生しても混乱しない店舗運営を作っておくことです。
今回は、メンズエステでセラピストが当日欠勤することになった場合の対応と、普段から店舗側で準備しておきたいポイントについて解説します。
セラピストの体調不良による当日欠勤は起こり得る
どれだけ真面目に出勤しているセラピストでも、体調不良になることはあります。
発熱や腹痛、頭痛など突然現れる症状もあれば、感染症などで数日間出勤できなくなるケースも考えられます。
店舗側としては予約や売上への影響があるため、
「なんとか出勤できない？」
と思ってしまうこともあるかもしれません。
しかし、体調が悪い状態で無理に出勤してもらえば、施術中にさらに具合が悪くなる可能性があります。
また、感染性の病気が疑われる場合には、お客様やほかのセラピストへの影響も考える必要があります。
そのため店舗運営では、
「欠勤を絶対に出さない」ではなく「欠勤が発生した時にどう対応するか」
をあらかじめ考えておくことが大切です。
一番最初に確認したいのは予約状況
セラピストから当日欠勤の連絡が入ったら、まず確認したいのがその日の予約状況です。
予約が入っていなければ、出勤情報を変更し、新規の問い合わせに対して案内しないようにすれば対応できます。
しかし、すでに予約が入っている場合は対応を急ぐ必要があります。
特に予約時間が迫っている場合、お客様がすでに店舗へ向かっている可能性もあります。
まず、
・何件予約が入っているか
・それぞれ何時からか
・予約時間までどの程度余裕があるか
・連絡先を確認できるか
などを整理しましょう。
当日欠勤が発生した時ほど、焦って一件ずつ対応するのではなく、影響する予約を最初に把握することが重要です。
予約済みのお客様にはできるだけ早く連絡する
セラピストが出勤できないことが確定したら、予約済みのお客様へ連絡します。
ここで避けたいのが、
「もう少し様子を見てから連絡しよう」
と判断を先延ばしにすることです。
体調が回復して出勤できる可能性があるとしても、予約時間直前まで何も伝えなければ、お客様は予定通り来店するつもりで行動します。
遠方から向かっている場合や、仕事の予定を調整している場合もあるでしょう。
欠勤が確定したのであれば、できるだけ早い段階で店舗側から連絡することが大切です。
「キャンセルです」で終わらせない
予約していたセラピストが休みになった場合、単純に予約をキャンセルするだけではなく、可能であれば代替案を提示しましょう。
例えば、
・同じ時間帯に空いている別のセラピスト
・少し時間をずらして案内できるセラピスト
・同じセラピストの別日の出勤予定
などです。
もちろん、お客様がそのセラピストを目的に予約している場合は、別のセラピストを希望しないこともあります。
無理に変更を勧める必要はありません。
しかし、
「本日はキャンセルになります」
だけで終わるのと、
「別のセラピストでしたら同じ時間でご案内できます」
「○日の出勤予定でしたら振替できます」
と選択肢を提示するのでは、お客様側の受け取り方も変わります。
欠勤によって失われる予約を少しでも減らすという意味でも、代替案を準備しておくことは大切です。
人気セラピストの欠勤ほど影響が大きい
本指名や常連客が多いセラピストの場合、一日の予約が複数入っていることもあります。
そのようなセラピストが突然休むと、一件だけではなく複数のお客様へ連絡しなければなりません。
さらに、その日これから予約しようとしていたお客様からも問い合わせが入る可能性があります。
店舗側では、
予約済み客への連絡。
新規問い合わせへの案内。
出勤情報の変更。
セラピストとの連絡。
などを同時に進める必要があります。
人気セラピストほど売上への影響も大きいため、欠勤時の対応方法を普段から決めておくことが重要になります。
ランキングサイトの出勤情報をすぐ変更する
予約済みのお客様への対応と同時に忘れてはいけないのが、ランキングサイトなどの出勤情報です。
セラピストが休みになったにもかかわらず、
「本日12:00～20:00出勤」
などと掲載されたままでは、その情報を見たお客様から問い合わせが入ります。
電話をかけて初めて、
「今日はお休みです」
と伝えられれば、お客様からすると、
「サイトでは出勤になっていたのに」
となってしまいます。
特に複数のランキングサイトへ掲載している店舗では、一つだけ変更してほかの媒体を変更し忘れることもあります。
当日欠勤が決まった場合は、どの媒体に出勤情報を掲載しているのかを確認し、できるだけ早く情報を変更することが大切です。
公式サイトだけ変更して安心しない
店舗によっては、公式サイト以外にも複数のランキングサイトやポータルサイトへ情報を掲載していることがあります。
公式サイトでは欠勤に変更したのに、ランキングサイトでは出勤のまま。
このような情報のズレにも注意が必要です。
お客様が必ず公式サイトから店舗を探すとは限りません。
普段利用しているランキングサイトから、
「今日誰がいるかな？」
と確認して、そのまま電話をかける方もいます。
そのため、店舗側では普段から、
「出勤変更が発生したら、どのサイトを変更する必要があるのか」
を整理しておくと対応しやすくなります。
SNSだけで欠勤を知らせても十分とは限らない
急な欠勤が発生した際、SNSで、
「本日○○さんお休みになりました」
と告知する店舗もあるでしょう。
もちろんSNSでのお知らせも方法の一つです。
しかし、すべてのお客様が店舗のSNSをフォローしているとは限りません。
ランキングサイトだけを見て店舗を探しているお客様もいます。
そのため、SNSへ投稿しただけで対応を終えるのではなく、実際に予約や問い合わせにつながっている媒体の情報を変更することが重要です。
当日の新規問い合わせにも注意する
欠勤したセラピストに予約が入っていなかったとしても、店舗側の対応が不要になるわけではありません。
ランキングサイトを見たお客様から、
「今日○○さん空いていますか？」
と問い合わせが入る可能性があります。
出勤変更が受付担当へ共有されていなければ、誤って予約を受けてしまうことも考えられます。
そのため、欠勤が決まったらサイトを変更するだけではなく、予約受付を担当する人にもすぐ共有することが必要です。
電話受付とサイト情報を同時に更新する
当日欠勤で起こりやすいのが、
「サイト担当は知っているけれど電話担当は知らない」
「電話担当は知っているけれどサイトが更新されていない」
という情報のズレです。
これを防ぐためには、
セラピストから欠勤連絡
↓
予約状況を確認
↓
予約済み客へ連絡
↓
受付担当へ共有
↓
ランキングサイトを変更
といったように、店舗内で対応の流れを決めておくと安心です。
誰かの記憶だけに頼るのではなく、欠勤が発生した時に何を変更し、誰へ伝えるのかをルール化しておくことが大切です。
電話代行を利用している店舗は情報共有を早く
予約受付を電話代行へ任せている店舗の場合も、セラピストの欠勤情報をすぐ共有する必要があります。
電話代行側が古い出勤情報のまま受付を行えば、
「予約できます」
と案内してしまう可能性があります。
そのため、
欠勤。
遅刻。
早退。
出勤時間の変更。
予約枠の変更。
などが発生した場合に、どの方法で電話代行側へ伝えるのかを事前に決めておくことが重要です。
電話代行を活用する場合は、「電話に出てもらうこと」だけではなく、最新の店舗情報を共有できる運営体制までセットで考えましょう。
体調不良の理由をお客様へ詳しく説明する必要はない
セラピストが病気や体調不良で休む場合、お客様へどこまで説明するのか迷うこともあるでしょう。
基本的には、セラピスト本人の詳しい体調や病名などを必要以上に伝える必要はありません。
お客様へ必要なのは、
「本日は出勤できなくなったため予約を変更する必要がある」
という情報です。
店舗側で共有する情報についても、業務上必要な範囲に留め、個人の体調に関する情報を必要以上に広げないよう配慮しましょう。
セラピストに無理な出勤を求めない
当日の予約が多ければ、
「少しだけでも出勤できない？」
とお願いしたくなることもあるかもしれません。
しかし、体調不良の状態で無理に施術を行えば、途中でさらに具合が悪くなる可能性があります。
また、感染症が疑われる場合は、お客様やほかのセラピストへの影響も考える必要があります。
一件の予約を守るために無理をして、その後さらに長期間出勤できなくなれば、店舗にとっても大きな影響になります。
当日の売上だけではなく、その後の営業まで考えて判断することが大切です。
休みやすい店舗はセラピストの安心にもつながる
「体調が悪くても休めない」
「予約が入っていると欠勤を言い出しにくい」
という環境では、セラピスト側も安心して働くことができません。
もちろん、無断欠勤や安易な当日欠勤とは分けて考える必要があります。
しかし、本当に体調が悪い時に、
「店舗へ連絡すればきちんと対応してもらえる」
という安心感があることは、働く環境として重要です。
セラピストを募集するだけでなく、長く働いてもらうためにも、急な体調不良が発生した時の対応体制を整えておくことが店舗運営の一つになります。
当日欠勤を「セラピストだけの問題」にしない
急な欠勤が発生すると、
「今日休まれたから売上が減った」
とセラピストだけの問題として考えてしまうことがあります。
しかし、病気や体調不良そのものを完全に防ぐことはできません。
店舗側で考えるべきなのは、
予約済み客へすぐ連絡できたか。
代替案を提示できたか。
ランキングサイトを変更できたか。
受付担当へ共有できたか。
新しい問い合わせへ正確に案内できたか。
という部分です。
欠勤そのものと、欠勤後の店舗対応は分けて考える必要があります。
突然の欠勤が起きても大きな混乱なく営業できる状態を作ることが、店舗側のリスク対策になります。
急な欠勤ほど店舗の運営体制が見える
通常通り営業している日は、多少情報共有が曖昧でも問題なく回ることがあります。
しかし、突然の体調不良や当日欠勤が発生すると、
「予約情報を誰が持っているのか分からない」
「サイトを変更できる人がいない」
「電話担当に欠勤が伝わっていない」
といった問題が一気に表面化します。
つまり、急な欠勤は店舗の運営体制を確認する機会でもあります。
一度対応に苦労した場合は、そのままにせず、
「次に同じことが起きた時、もっとスムーズに対応するにはどうすればいいか」
を見直しておきましょう。
当日欠勤が出ても回る仕組みを作っておく
セラピストの体調不良は、いつ発生するか分かりません。
そのため、欠勤の連絡が入ってから毎回、
「まず何をすればいい？」
「誰に連絡すればいい？」
と考えていると、対応が遅れてしまいます。
店舗側ではあらかじめ、
・欠勤連絡を受ける人
・予約状況を確認する人
・予約済みのお客様へ連絡する人
・ランキングサイトを更新する人
・電話受付へ情報を共有する人
などを決めておくと、急な欠勤にも対応しやすくなります。
小規模店舗の場合、これらを一人のスタッフやオーナーが担当していることもあるでしょう。
その場合でも、対応する順番を決めておくだけで混乱を減らすことができます。
重要なのは、「その時いる人がなんとなく対応する」という状態にしないことです。
欠勤時の対応をマニュアル化する
当日欠勤への対応は、簡単なマニュアルを作っておく方法もあります。
例えば、
セラピストから欠勤連絡
↓
当日の予約を確認
↓
予約済みのお客様へ連絡
↓
代替セラピスト・別日時を確認
↓
各サイトの出勤情報を変更
↓
電話受付担当へ共有
↓
新規予約を停止
といった流れです。
複雑なマニュアルを作る必要はありません。
「欠勤が発生したら、この順番で確認する」
というチェックリストがあるだけでも、対応漏れを防ぎやすくなります。
特に複数スタッフで運営している店舗では、担当者によって対応が変わらないようにしておくことが大切です。
「誰しかできない仕事」を減らしておく
急な欠勤時に店舗が混乱する原因は、セラピストが休んだことだけとは限りません。
例えば、
「ランキングサイトのログイン情報をオーナーしか知らない」
「予約管理を一人のスタッフしか把握していない」
「電話代行への変更連絡方法を店長しか知らない」
という状態では、その担当者が対応できないだけで業務が止まってしまいます。
普段は問題なくても、緊急時にはこうした属人化が大きな負担になります。
もちろん、重要な情報を誰でも自由に扱える状態にする必要はありません。
しかし、必要な担当者が対応できない時の代替手段を決めておくことは重要です。
出勤変更を一か所で管理できるようにする
複数のランキングサイトへ掲載している店舗では、出勤変更の管理が複雑になりがちです。
一つのサイトを変更した。
もう一つも変更した。
電話受付へ伝えた。
SNSにも投稿した。
しかし、別の媒体だけ変更を忘れていた。
このようなミスを防ぐために、店舗が利用している媒体を一覧にしておく方法があります。
欠勤時に、
「どのサイトを変更したか」
を確認できるようにしておけば、更新漏れを減らせます。
普段から複数媒体を利用している店舗ほど、緊急時の更新作業まで含めてサイト運営を考えることが大切です。
予約情報もスタッフ間で確認できる状態に
予約情報を一人だけが把握している店舗にも注意が必要です。
当日欠勤が発生した時、
「このセラピストに何件予約が入っている？」
「お客様の連絡先は？」
「何時からの予約？」
という基本的な情報をすぐ確認できなければ、お客様への連絡も遅れてしまいます。
予約情報については、必要なスタッフが適切に確認できる状態を作り、変更があった場合も最新情報が分かるようにしておきましょう。
電話代行など外部サービスを利用している場合も同様です。
店舗側と受付側で異なる予約情報を持っている状態を作らないことが重要です。
複数のセラピストが同時に休むケースも想定する
一人の当日欠勤であれば、別のセラピストへ予約を変更できることもあります。
しかし、状況によっては複数人が同時に休むことも考えられます。
例えば感染症が流行している時期などは、同じ日に複数の欠勤が発生する可能性もあります。
そうなると、
代替セラピストを案内できない。
複数のお客様へ連絡が必要になる。
出勤人数が大幅に減る。
営業時間の変更を検討する。
といった対応が必要になることもあります。
一人休むことだけを想定するのではなく、通常の営業体制を維持できない場合にどうするのかも考えておくと安心です。
感染症が疑われる場合は目先の予約だけで判断しない
発熱などの症状がある場合、単なる一時的な体調不良とは限りません。
感染症が疑われる状況では、本人の状態や医療機関からの案内などを踏まえ、無理な出勤を求めないことが大切です。
また、複数人に似た症状が出ている場合などは、店舗全体への影響も考える必要があります。
その日の予約を維持することだけを優先してしまうと、結果的により多くの欠勤につながる可能性もあります。
店舗側では病気を自己判断するのではなく、必要に応じて医療機関の受診を促すなど、安全面を優先した対応を心がけましょう。
欠勤理由を必要以上に共有しない
店舗スタッフ間で情報共有する際にも、セラピストの病気や体調について必要以上に詳しい情報を共有する必要はありません。
業務上必要なのは、
「今日は欠勤する」
「数日間出勤できない予定」
「次回出勤については確認中」
といった営業に必要な情報です。
本人が伝えていない病名や詳しい症状まで、ほかのスタッフやお客様へ広げることは避けましょう。
体調不良への対応では、店舗運営に必要な情報共有と、個人への配慮を両立することも重要です。
欠勤が続いた時はシフトの組み方も見直す
特定のセラピストの欠勤が続いている場合は、その都度注意するだけではなく、現在の働き方に無理がないか確認することも一つの方法です。
長時間勤務が続いていないか。
連勤が多くなっていないか。
本人が希望している以上の出勤を求めていないか。
もちろん、体調不良の原因を店舗側だけで判断することはできません。
しかし、店舗のシフトや働き方に改善できる部分があるのであれば、見直す価値はあります。
セラピストの出勤数を増やすことだけではなく、継続して働きやすい環境を作ることも安定した店舗運営につながります。
当日欠勤による売上減少を完全に防ぐことは難しい
人気セラピストが一日休めば、その日の売上が減ることはあります。
これは店舗側がどれだけ準備していても、完全に防げるものではありません。
重要なのは、ゼロになった予約をすべて無理に埋めようとすることではなく、損失を必要以上に広げないことです。
例えば、別のセラピストを希望するお客様には代替案を提示する。
そのセラピストだけを希望するお客様には別日の予約を提案する。
新しい問い合わせには最初から正確な出勤状況を伝える。
こうした対応によって、「今日の予約がなくなる」だけでなく「そのお客様が今後店舗を利用しなくなる」という状況を防ぐことも大切です。
お客様への対応が次回利用につながることもある
楽しみにしていた予約が突然キャンセルになれば、お客様が残念に感じるのは当然です。
だからこそ、その時の店舗対応が重要になります。
連絡が遅い。
説明が曖昧。
店舗へ着いてから欠勤を知らされる。
こうした対応では、セラピストの体調不良そのものではなく、店舗への不満につながってしまいます。
一方、早めに連絡し、必要に応じて別の選択肢を提示できれば、
「仕方ない。また次回予約しよう」
と思ってもらえる可能性があります。
突然のトラブルが発生した時ほど、店舗として丁寧かつ迅速に対応することが重要です。
当日欠勤後は「何が大変だったか」を振り返る
欠勤対応が終わったら、そのまま忘れてしまうのではなく、一度振り返ってみましょう。
例えば、
予約客への連絡先を探すのに時間がかかった。
ランキングサイトを一つ変更し忘れた。
電話受付への共有が遅れた。
代替セラピストの空き状況が分からなかった。
など、実際に対応したからこそ見える問題があります。
これらを一つずつ改善しておけば、次に同じことが起きた時の負担を減らせます。
トラブルが起きるたびに運営方法を改善していくことも、店舗を安定させるためには大切です。
電話代行があると緊急時の受付業務を分担できる
セラピストが突然休んだ日は、通常より店舗側の業務が増えます。
予約済みのお客様への連絡。
セラピストとのやり取り。
代替案内の確認。
ランキングサイトの変更。
その間にも、新規のお客様から電話が入ってくることがあります。
スタッフが欠勤対応に追われて電話へ出られなければ、さらに予約を取りこぼす可能性があります。
そこで、日頃から電話代行を利用していれば、店舗スタッフが緊急対応をしている間も電話受付を分担できるというメリットがあります。
ただし、前述した通り、欠勤情報が電話代行側へ伝わっていなければ正確な受付はできません。
外部サービスを利用する場合ほど、店舗との情報共有方法を明確にしておきましょう。
サイト運営を任せておけば出勤変更にも対応しやすい
ランキングサイトの更新についても同様です。
普段から複数サイトの管理をオーナー一人で行っている場合、当日欠勤が発生すると、
予約客への連絡もしなければならない。
電話にも出なければならない。
セラピストとも連絡しなければならない。
さらに複数サイトの出勤情報も変更しなければならない。
という状態になります。
サイト運営を外部へ任せられる体制があれば、必要な出勤変更を共有し、更新作業を分担することもできます。
特に複数媒体を利用している店舗では、日常的な更新だけでなく急な変更に対応できる運営体制を作ることが重要です。
電話代行とサイト運営の情報を揃える
当日欠勤への対応で特に重要なのが、サイトと電話受付の情報を一致させることです。
ランキングサイトでは「休み」。
電話受付では「出勤」。
反対に、サイトでは「出勤」。
電話受付では「休み」。
どちらの場合も、お客様を混乱させてしまいます。
そのため、
欠勤情報を一度共有すれば、必要な受付・更新業務へ反映される状態
を目指すと管理しやすくなります。
電話代行やサイト運営代行を利用する場合も、それぞれを完全に別の業務として考えるのではなく、店舗の最新情報をどう共有するのかまで決めておきましょう。
欠勤に強い店舗はオーナーの負担も減らせる
急な欠勤があるたびに、オーナーがすべての業務を止めて対応している店舗では負担が大きくなります。
特に複数店舗を経営していたり、本業やほかの事業を持っていたりするオーナーの場合、毎回すべての対応を行うのは難しいでしょう。
欠勤時の対応方法をルール化する。
予約情報を整理する。
電話受付を分担する。
サイト更新を任せられる状態にする。
こうした仕組みを作ることで、突然のトラブルが起きても、オーナー一人に業務が集中しにくくなります。
緊急時に強い店舗を作ることは、普段の運営を効率化することにもつながります。
ラブウェルの電話代行・サイト運営を活用する
ラブウェルでは、メンズエステ業界に特化した電話代行や、ランキングサイトなどの更新・運営サポートを行っています。
セラピストの急な体調不良や当日欠勤が発生した場合、店舗側では通常より多くの対応が必要になります。
「予約客への対応をしている間にも電話が鳴る」
「複数のランキングサイトを変更する余裕がない」
「電話受付とサイトで情報がズレてしまう」
「オーナー一人で日常業務から緊急対応まで抱えている」
このような店舗では、普段から一部の業務を外部へ任せられる体制を作っておくことも一つの方法です。
トラブルが発生してから慌てて対応するのではなく、通常営業の段階から、急な変更にも対応しやすい店舗運営を整えておくことが大切です。
まとめ｜体調不良は防げなくても店舗の混乱は減らせる
メンズエステを運営している以上、セラピストが病気や体調不良で突然休む可能性をゼロにすることはできません。
重要なのは、欠勤そのものを責めたり、無理に出勤してもらったりすることではなく、欠勤が発生した後に店舗がどう動くかです。
まず予約状況を確認する。
予約済みのお客様へ早めに連絡する。
必要に応じて別のセラピストや別日を提案する。
ランキングサイトの出勤情報を変更する。
電話受付担当へ最新情報を共有する。
そして、次に同じことが起きても対応できるように運営方法を見直す。
こうした流れをあらかじめ作っておけば、突然の欠勤による混乱を減らしやすくなります。
また、電話受付やランキングサイトの更新など、緊急時にも発生する業務を外部へ任せられる状態にしておけば、店舗スタッフはお客様やセラピストへの対応に集中しやすくなります。
「セラピストが休まない店舗」を目指すのではなく、「誰かが急に休んでも対応できる店舗」を作ること。
病気や体調不良という予測できない出来事に備えておくことも、安定したメンズエステ経営に必要な店舗運営の一つです。
━━━━━━━━━━━━━━
お問い合わせ
メンズエステの店舗運営では、電話対応だけでなく、集客や採用、店舗展開など、さまざまな課題が発生します。
ラブウェルでは、電話代行をはじめ、開業支援や店舗売買（M&A）、コンサルティングなど、メンズエステ業界に特化したサポートを行っています。
「電話対応の負担を減らしたい」
「店舗運営を効率化したい」
「開業や店舗売却について相談したい」
そんな方は、お気軽にお問い合わせください。
━━━━━━━━━━━━━━
【会社情報】
株式会社ラブウェル（Lovewell Inc.）
メンズエステ電話代行 ラブウェル
【サービス内容】
・メンズエステ電話代行
・店舗売買（M&A）
・不動産紹介
・経営コンサルティング
・開業支援
・代理店業務
・講師派遣
・レンタルサロン
・フランチャイズ紹介
【Company】
〒160-0022
東京都新宿区新宿4-1-16-18F
TEL：0120-527-071
Mail：lovewellgroup7890@gmail.com
公式サイト
https://peraichi.com/landing_pages/view/lovewell
電話代行公式サイト
https://peraichi.com/landing_pages/view/esthe-reserve
公式ブログ
note
https://note.com/lovewell_group
【X（旧Twitter）】
電話代行ラブウェル
店舗売買（M&A）
担当
【担当】
TEL：090-9366-6245
